Category Archives: Thủ thuật MS Excel

HƯỚNG DẪN HỌC EXCEL – THỦ THUẬT EXCEL

Anh nen muc cao muc thap data Bars

Sử Dụng Các Thanh Dữ Liệu Để Cung Cấp Tổng Quan Ngay Lập Tức Về Mức Cao Và Mức Thấp

Khi xử lý các bộ dữ liệu lớn hơn, việc tổng quan dữ liệu của bạn trở nên khó khăn.

Nếu bạn không tìm kiếm các giá trị hoặc văn bản trong dữ liệu của bạn cụ thể, sau đó thanh dữ liệu là hoàn hảo cho hiển thị cho bạn các giá trị trên và dưới, người biểu diễn v.v… của dữ liệu của bạn .

Thanh dữ liệu chỉ đơn giản là một thanh trong các tế bào của bạn.

Độ dài của thanh dựa trên giá trị của ô so với phần còn lại của các ô được chọn. Vì vậy, một thanh ngắn có nghĩa là giá trị thấp so với các ô còn lại và thanh dài có nghĩa là giá trị cao so với các ô còn lại.

Dưới đây là cách thực hiện : Chọn dữ liệu bạn muốn trực quan hóa bằng các thanh dữ liệu.

Trong trường hợp này, chúng tôi muốn trực quan hóa số lượng trong kho trong cột F – vì vậy chúng tôi chọn phạm vi F3: F16.

Nhấp vào nút “Định dạng có điều kiện” trong tab “Trang chủ” của “Data Bars”. Di chuột qua “Thanh dữ liệu”. Ở đây bạn sẽ thấy các tùy chọn định dạng khác nhau của các thanh dữ liệu.

Các tùy chọn định dạng được chia thành xóa Gradient Gradient:

  • Gradient Fill có nghĩa là màu của mỗi thanh sẽ nhạt dần từ màu bạn chọn sang phiên bản nhạt hơn của màu đó.
  • Solid Fill đơn giản có nghĩa là toàn bộ thanh có cùng màu chính xác. Những gì bạn chọn ở đây hoàn toàn là một vấn đề của hương vị.

Tôi đã chọn màu trung bình phía trên của “Gradient Gradient Fill” và như bạn có thể thấy nó cung cấp một cái nhìn tổng quan tức thì về mức cao và thấp của các mặt hàng trong kho.

Thanh dữ liệu là một công cụ rất nhanh và hiệu quả để sử dụng trong các bộ dữ liệu lớn hơn, mặc dù không phải là trò phô trương trực tuyến như anh chị em của nó “Bộ biểu tượng” .

Anh nen lam noi bat ten

Đánh Dấu Các Ô Có Chứa Văn Bản

Bạn có thể sử dụng cùng một phương pháp để xác định chính xác vị trí của một chuỗi văn bản nhất định.

Vì vậy, nếu chúng ta đang tìm kiếm tất cả các bộ điều hợp “tương thích M” (trong tệp mẫu) thì chúng ta không phải sử dụng đôi mắt của mình (rất nhiều). Thay vào đó, chúng ta có thể để định dạng có điều kiện thực hiện tất cả công việc khó khăn và tự mình xác định kết quả một cách dễ dàng.

Chọn một số dữ liệu với văn bản. Trong tệp mẫu, chúng tôi sẽ chọn phạm vi từ B3 đến B17. Vì vậy, về cơ bản tất cả các tên của chúng tôi.

Sau đó nhấp vào nút ‘Định dạng có điều kiện’ trên tab ‘Trang chủ’, di chuột qua ‘Quy tắc ô sáng cao’ và nhấp vào ‘Văn bản chứa Chiếm’.

Anh noi bat ten

Sau đó, chúng ta sẽ thấy một hộp bật lên.

ket qua noi bat ten len

Về cơ bản, bạn chỉ cần nhập văn bản mà bạn muốn định dạng để áp dụng.

Nếu bạn viết các “tương thích M” của M ở trường bên trái, thì tất cả các ô có chứa văn bản, “tương thích với M” của M sẽ được định dạng như bạn đã chọn trong hộp bên phải.

Vì vậy, một ô chứa nhiều văn bản hơn bạn viết trong trường bên trái sẽ kích hoạt định dạng có điều kiện nếu một số văn bản “tương thích với M”.

Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể áp dụng định dạng tùy chỉnh nếu bạn không nghĩ rằng các cài đặt trước phù hợp với phong cách của bạn.

Cách Tìm Các Ô Đã Hợp Nhất Trong Excel

Các ô được hợp nhất có vị trí của chúng trong các tài liệu MS Office, đặc biệt là trong Word khi sử dụng bảng. Họ cung cấp cho sự linh hoạt tuyệt vời trong các tùy chọn bố trí. Có một sự khác biệt lớn giữa việc sử dụng chúng trong Word và sau đó là Excel.

Các ô Excel có thể sẽ chứa các công thức hoặc tính toán hoặc dữ liệu có thể liên kết sau đó với các bảng tính khác trong cùng một sổ làm việc hoặc các ô trong một sổ làm việc khác. Excel diễn giải nội dung của các ô được hợp nhất là được chứa trong ô trên cùng bên trái của phạm vi ô của bạn, do đó chúng có thể gây ra sự hư hỏng với bảng tính.

Hiệu ứng có thể vươn xa và đôi khi không xuất hiện tại thời điểm phát triển. Nếu bạn sử dụng các ô hợp nhất, bạn sẽ gặp rủi ro về các vấn đề sau:

Mất khả năng sắp xếp dữ liệu của bạn một cách chính xác.
Không có khả năng chạy VBA nếu cần thiết – Nó không xử lý tốt các ô được hợp nhất.
Bạn mất chức năng của một bảng dữ liệu bình thường trong Excel; đó là các chức năng tuyệt vời như Bảng Pivot, SUMIF, COUNTIF, v.v., danh sách vẫn tiếp tục!.
Tự động điền không hoạt động – Vì vậy nếu bạn đã hợp nhất các ô trong danh sách dữ liệu của mình – Hãy quên chức năng tự động điền tiện dụng.
Sao chép và dán – giống như tự động điền, hãy quên điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn đã hợp nhất các ô trong phạm vi bạn muốn sao chép và dán.

Vì vậy, có một số lý do thực sự nghiêm trọng tại sao chúng ta không nên hợp nhất các ô.

Nếu chức năng bảng tính của bạn không hoạt động như mong đợi. Đặc biệt là nếu bạn đã kế thừa một cuốn sách công việc, một trong những điều đầu tiên tôi làm là kiểm tra việc hợp nhất. Excel cũng sẽ cho bạn biết nếu bạn gặp sự cố nếu có lỗi xuất hiện cảnh báo “Thao tác này các ô được hợp nhất có kích thước giống hệt nhau” khi bạn cố gắng thực hiện các tác vụ đơn giản nhất như sắp xếp một cột dữ liệu.

Nếu cột dữ liệu của bạn không lớn, nó đủ dễ xử lý nhưng nếu cột dữ liệu của bạn chứa hàng trăm nếu không phải hàng ngàn mục nhập thì không dễ để giải quyết. Vì vậy, đây là một cách dễ dàng để hút hết những tế bào xấu xa đó.

Không có cách trực tiếp để làm điều này trong Excel nhưng có thể đạt được với một chút nhấp chuột xung quanh.

1. Chọn phạm vi bạn muốn tìm các ô trong bảng
2. Nhấn CTRL + F để mở hộp thoại Tìm
3. Nhấn Tùy chọn sau đó nút Định dạng
4. Sau khi nhấp vào nút Định dạng, hãy chuyển đến tab Căn chỉnh
5.Bỏ đánh dấu văn bản bọc và thu nhỏ để phù hợp để tùy chọn Merged Cells là lựa chọn duy nhất được chọn
6.Bây giờ nhấn Tìm tất cả

Đó là nó, tất cả các ô vi phạm sẽ được xác định.

Chỉnh Sửa Các Quy Tắc Định Dạng Có Điều Kiện – Conditional Formatting

Bố cục và việc sử dụng sổ làm việc hiếm khi ở dạng tĩnh, do đó, định dạng có điều kiện mà bạn áp dụng cho trang tính của mình có thể phải được chỉnh sửa tại một số điểm.

May mắn thay, điều đó khá dễ dàng.

Bạn có thể chỉnh sửa toàn bộ quy tắc từ trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

Tiếp tục đọc

HƯỚNG DẪN ĐÁNH DẤU CÁC Ô CÓ CHỨA VĂN BẢN

Trong bài trước, bạn đã học cách làm nổi bật các giá trị trong trang tính dưới 100.

Bạn có thể sử dụng cùng một phương pháp để xác định chính xác vị trí của một chuỗi văn bản nhất định.

Tiếp tục đọc

HƯỚNG DẪN TÔ MÀU CÓ ĐIỀU KIỆN CÁC Ô TRONG EXCEL

Đôi khi bạn không đọc tất cả dữ liệu trong trang tính của mình, bạn chỉ tìm kiếm những con số cụ thể.

Đó có thể là một quá trình khá tẻ nhạt – đặc biệt nếu bạn có một bộ dữ liệu lớn.Thí dụ:

Giả sử bạn có một danh sách hàng tồn kho, với nhiều mặt hàng và số lượng tương ứng trong kho.

Nếu số lượng trong kho của một mặt hàng đạt dưới 100, điều quan trọng là bạn phải tìm ra, vì vậy bạn có thể mua nhiều đơn vị của mặt hàng cụ thể đó.

Nếu bạn không biết định dạng có điều kiện, bạn có thể đặt đầu ngón tay lên màn hình và bắt đầu di chuyển xuống dưới để xem có số nào trong cột đó dưới 100 không.

Đây không phải là một phương pháp rất hiệu quả trong bộ dữ liệu có hơn 50 hàng (và nguy cơ lỗi của con người rất cao).

Thay vào đó, hãy để định dạng có điều kiện thực hiện công việc!

Sau mẹo này, điều duy nhất bạn cần làm là nhấp một vài lần bằng chuột. Bạn thậm chí có thể làm theo cùng khi chúng tôi đi với tập tin mẫu này, mà tôi mạnh mẽ khuyên bạn nên làm.

Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn cột số lượng của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là phạm vi C4: C26.

Trong tab ‘Home’ của Excel (đó là tab đầu của menu ở trên cùng với tất cả các tab), nhấp vào ‘Conditional Formatting’.

Sau đó giữ con trỏ trên tùy chọn ‘Highlight cells rules’ và nhấp vào ‘Less than…’

Tuỳ chọn Hight cell rules

Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại bật lên với một số tùy chọn rất đơn giản.

Hộp thoại Less Than

Trong hộp bên trái, bạn nhập giá trị mà nội dung ô phải nhỏ hơn để kích hoạt kích hoạt định dạng có điều kiện.

Vì vậy, nếu bạn nhập 100, điều gì đó sẽ xảy ra khi giá trị nhỏ hơn 100. Điều gì đó mà một thứ gì đó là “một thứ gì đó” mà chúng tôi sẽ xác định trong hộp bên phải.

Như bạn thấy tùy chọn tiêu chuẩn là “Light Red Fill with Dark Red Text”.

Nếu bạn chỉ cần nhấp vào OK ngay bây giờ, tất cả số lượng dưới 100 sẽ được định dạng theo cách này.

Nếu bạn muốn thay đổi điều đó (và có thể bạn sẽ) bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh hộp bên phải và chọn một trong các cài đặt trước khác.

Nếu bạn không hài lòng với định dạng đặt sẵn do Excel cung cấp, bạn có thể tự tạo định dạng .

Nhấp vào ‘Custom Format…’ và chọn định dạng ô yêu thích của bạn cho các ô dưới 100.

Tự tạo custom format

Đó là nó!

Bây giờ bạn có thể dễ dàng xác định các khoảng giá trị cụ thể trong dữ liệu của mình – trong trường hợp này là 0 đến 99.

Kỹ thuật này có thể được áp dụng cho nhiều tình huống khác và có lẽ là tình huống mà bạn cần xác định các ô có văn bản nhất định trong đó.